12Июн

Оптимизация отправки счетов по факсу

By , Июнь 12th, 2013 | Кейсы: примеры реализованных проектов | 0 Комментарии

Справка о компании

Торговая компания, основные клиенты которой – представители малого бизнеса в регионах. Зачастую единственный способ связи с клиентом – это телефон и факс. В связи с этим сотрудники компании часто высылают по факсу различную информацию – прайсы, коммерческие предложения, подробные описания продуктов и тому подобное.

Решение

При традиционной схеме отправки факса с помощью факсимильного аппарата сотрудники тратили неоправданно много времени. Сотруднику нужно сначала распечатать нужную версию документа на принтере, затем отнести её секретарю, а спустя некоторое время уточнять у секретаря или у клиента, был ли передан факс.

Это довольно распространенная проблема, и для неё уже придуман ряд решений, в том числе на базе бесплатного ПО. Большинство из них сводится к тому, что автоматизируется процесс отправки факса с факсимильного аппарата – с помощью автодозвона, воспроизведения записанной фразы с просьбой принять факс и запуска отправки документа. Это удобнее, чем отправлять документы вручную, но не намного.

На базе системы IP-телефонии Asterisk мы реализовали свое решение, и вот как теперь выглядит процесс отправки факса:

  1. Сотрудник сохраняет необходимый документ в формате pdf. Сделать это можно, например, через виртуальный pdf-принтер – он позволяет получать pdf-документы практически из любой программы
  2. Помещает получившийся pdf-файл в специальную папку.
  3. Во время звонка клиенту, если нужно отправить факс, предупреждает собеседника и нажимает *1 на своем телефоне.
  4. Asterisk автоматически «подхватывает» ранее сохраненный pdf-файл и отправляет его как факс.
  5. Сотруднику приходит уведомление о статусе доставки документа

Выгоды очевидны:

  • Экономия бумаги и ресурсов принтера – не нужно распечатывать документы для их отправки по факсу;
  • Значительная экономия времени:
    • Не нужно забирать документ с принтера;
    • Не нужно ходить к секретарю;
    • Не требуется уточнений по поводу отправки документа – результат виден сотруднику сразу;
    • Вероятность, что факс будет принят, возрастает, так как отправка происходит непосредственно в ходе разговора менеджера с клиентом. В связи с этим отпадает надобность в повторной отправке факса.