Итилиум. Учет лицензий

Постановка задачи

Формулировка задачи простая и исходит из естественной бизнес необходимости – нужно знать, когда и сколько было куплено лицензий, у кого они установлены и сколько еще осталось. В этой статье мы расскажем о том, как нам удалось это сделать и выложим для скачивания внешние отчеты для Итилиума, которые мы используем.

При первом взгляде на раздел «Управление конфигурациями и активами» кажется все просто – вот тебе номенклатура, где заводишь лицензии. Вот тебе поступление активов, где отражается покупка лицензий. Вот тебе документ комплектация активов, который отражает привязку лицензии к КЕ (конфигурационная единица, компьютер).

Но не тут-то было. К нашему сожалению, просто количественного учета лицензий нет и необходимо использовать учет по серийным номерам. На данный момент, мы не поняли для чего это нужно. Возможно для бухгалтерии, а может и для чего-то еще, и потом скажем спасибо, что все сделано именно так.

Чтобы было понятнее, поясню, что значит учет по серийный номерам, на примере. Вот мы закупили 10 мониторов. Как их различать? Можно повесить свою маркировку, а можно использовать серийные номера. Например, мы купили мониторы с серийными номерами с 00001 по 00010. Монитор с серийным номером 00001 выдали одному пользователю, монитор с серийным номером 00002 выдали другому. И мы теперь сможем отслеживать судьба монитора, например, с серийным номером 00001.

В случае лицензий нам это не нужно, но вот так сделано. В Итилиуме для генерации уникальных серийных номеров есть различные механизмы. Мы будем использовать серийные номера на базе счетчиков, то есть просто 00001, 00002, 00003 и так далее.

Наша задача учета лицензий является частным случаем гораздо большего процесса учета активов, реализованного в Итилиуме. Без краткого рассказа об этом процессе не обойтись.

Как все реализовано

Итилиум позволяет учитывать комплектующие, материалы, программное обеспечение и лицензии, используемые для обслуживания конфигурационных единиц (КЕ). То есть, например, можно учитывать расход кабеля или тонера по конкретной КЕ клиента. Но, тут нужно снова оценить решаемые задачи и определить границы учета и уровень его детализации. Тоже самое сделали и мы.

Для организации учета лицензий (да и других активов) в Итилиуме необходимо проделать следующие действия:
1. Определиться с типом учета: бухгалтерский или упрощенный;
2. Описать в системе поступление и хранение активов;
3. Отразить установку ПО на компьютеры или комплектацию КЕ.

Бухгалтерская и упрощенная системы учета решают различные цели.

Бухгалтерская система предназначена в основном для учета собственного оборудования и позволяет интегрироваться с бухгалтерией через выгрузку/загрузку документов. В этом случае, документы в Итилиуме будут аналогичны используемым в бухучете, а сама система будет оперировать «Основными средствами» и «Товарно-материальными ценностями». Однако, учет амортизации в Итилиуме не реализован – это все-таки функция бухгалтерских программ.

Упрощенная система создана для аутсорсинговых компаний, учитывающих в Итилиуме КЕ клиентов, и которым не нужно вникать в тонкости бухучета по этому оборудованию. Система будет оперировать активами.
Мы, конечно, выбрали упрощенную систему учета.

Для отражения поступления и хранения активов в Итилиуме есть понятие Склада и Места хранения, которых на складе может быть несколько. Разработчики заявляют, что расположение активов в местах хранения можно детализировать вплоть до ячеек и стеллажей, то есть использовать систему еще и для складского учета, но мы так глубоко не погружались, поэтому не можем сказать, насколько это удобно.
Для работы с системой необходимо завести хотя бы один Склад.

Приемка оборудования, материалов и ПО на Склад в упрощенной системе учета оформляется документом «Поступление активов». Серийные номера ПО, о которых мы говорили выше, формируются как раз на этом шаге. Можно, конечно, формировать их заранее, и при приемке выбирать их в документе, но нам это показалось не очень удобным.

И финальный этап, это Комплектация актива. В «реальном» мире такая операция выполняется при изменении конфигурации компьютера: дооборудовании компьютера запасными частями (или программным обеспечением), наоборот, возврате комплектующих на склад. Примерами таких ситуаций могут быть, установка дополнительного жесткого диска или оперативной памяти, а также инсталляция на компьютер программного обеспечения.

Операция комплектации реализована в системе отдельным типом документа, при комплектации необходимо подобрать серийные номера устанавливаемых лицензий из числа имеющихся на складе.

Таким образом, последовательность действий будет следующей:
1. Заводим склад и места хранения нашего клиента Pulp Fiction
2. Заводим контрагента, в нашем примере, ЗАО «Софткей».
3. Заводим номенклатуру типа лицензии – пусть это будет Microsoft Office Standard
4. Выбираем упрощенный учет активов и метод списания себестоимости. У нас это ФИФО (FIFO – First in – First out)
5. Отражаем поступление активов от поставщика ЗАО «Софткей» на складе клиента Pulp Fiction и формируем список серийных номеров.
6. Проводим комплектацию КЕ нашего клиента поступившими на склад лицензиями.

После выполнения в Итилиуме этих шагов по всем поступлениям, в системе будут представлена актуальная информация по наличию лицензий. То есть, решение задачи, которая стояла перед нами изначально.

Результат

Теперь для получения информации необходимо построить отчет, представляющий необходимую информацию в удобном для нас виде. Благодаря тому, что Итилиум работает на платформе 1С можно достаточно недорого получать какие угодно отчеты, и это точно будет гораздо гибче и удобнее, чем использование других систем, в которых необходимые отчеты придется заказывать у разработчика.

Например, мы реализовали в системе три отчета, позволяющих нам рассмотреть ситуацию с лицензиями на ПО со всех сторон:

1. Использование лицензий, показывающий, где находятся лицензии: на КЕ или на Складе;

1. Поступление лицензий — для отслеживания поступления лицензий;

1. Установка лицензий – для отслеживания установка лицензий на КЕ.

Эти отчеты Вы можете скачать с нашего сайта совершенно бесплатно: заполните форму внизу страницы — ссылку для скачивания мы пришлем Вам на электронную почту. Надеемся, они будут Вам полезны.

Детали традиционно можно посмотреть в презентации. Если есть вопросы – спрашивайте, обязательно ответим.

В этой статье мы постарались описать то, как у нас организован учет лицензий, дальше мы планируем заняться переносом в Итилиум процесса управления инцидентами и службы Service Desk (активность на форуме поддержки Итилиума показывает, что это одна из самых активно используемых функций) и будем описывать этот перенос в следующих статьях.

[vc_column width=»2/3″ el_position=»first last»][email-download download_id=»1″ contact_form_id=»397″][/vc_column]